Cómo gestionar mis stocks

Una de las decisiones más difíciles en un negocio es acertar con el nivel de stock ideal para cada línea de productos. En un estanco, en la categoría de tabaco, es algo más fácil dado que no existe una gran “volatilidad” en cuanto a picos de venta irregulares. Solemos tener un pico de alza en las fechas navideñas, o un bajón en verano si no estamos en zonas turísticas o de veraneo, el resto del año suele ser bastante parejo y fácil de prever. Sin embargo, en otras categorías de productos, se dan otros factores además de la estacionalidad que deberemos observar con detenimiento: moda, variación de precio, ofertas de la competencia, exclusividad, etc.

Si observamos bien nuestras ventas, nos daremos cuenta que alrededor del 20% de los artículos que tenemos en stock realizan el 80% del valor de la caja. Es la famosa ley de Pareto, que también aplica a los stocks y al comercio minorista.

El stock es capital circulante sin materializarse. Un nivel excesivo de stock influirá en nuestra liquidez. Por el contrario, un nivel escaso podría producir pérdidas de ventas. Por lo tanto, es fundamental acertar con nuestro nivel de stock.

Rotación de los stocks

Una empresa de comercio minorista de tamaño medio suele tener invertido en existencias aproximadamente entre el 20% y el 30% de sus activos, llegando al 90% de su capital circulante (se llama capital circulante lo que podemos convertir en dinero sin pérdida de valor significante en un plazo inferior a un año). Por ello, es muy importante gestionar eficazmente los inventarios para obtener la mayor rentabilidad posible intentando:

Mantener el menor capital inmovilizado posible. Se trata de mantener los stocks estrictamente necesarios.
Maximizar el nivel de beneficios o conseguir un buen margen que minimice los costes del inventario.

Por otro lado, deberemos dar a nuestros clientes el mejor servicio y productos de calidad, para ello cuidaremos de aplicar la regla de FIFO (First In, First Out) o PEPS en español (Primero Entra, Primero Sale). Esto supone gestionar bien el almacén y las estanterías, poniendo delante lo más antiguo y, lo último que entró, poniéndolo detrás. Una rotación de calidad de nuestros stocks mejorará nuestra imagen ante nuestros clientes. En este sentido, es importante vigilar las fechas de caducidad de los productos perecederos, e incluso, del resto.

Stock de seguridad

Una de las cosas que más rabia da a un comerciante es no poder vender un artículo porque se ha quedado sin él. Es una venta perdida y, además, puede dar mala imagen de nuestro estanco. Por este motivo es necesario contar siempre con un STOCK DE SEGURIDAD.

Para calcular cuánto debo guardar en stock como seguridad para no romper stock en caso de retraso por parte del proveedor en servirme un pedido o por una mayor e inesperada demanda, deberé tener presente la siguiente fórmula:

SS= (DMM – DMe) x Pe

SS: Stock de seguridad

DMM: Demanda máxima (lo máximo que vendí en un día de ese artículo).

DMe: Demanda media (el total de unidades vendidas dividido por el número de días del periodo analizado).

Pe: Plazo de entrega habitual en días.

Por ejemplo, vendemos encendedores electrónicos del tipo antorcha. El día que vendimos más fueron 3 unidades. El mes pasado vendimos 30 unidades, mi venta media es de 1,15 encendedores, ya que no abro los domingos (30/26= 1,15). El proveedor tarda una semana (7 días) en entregarme los encendedores desde que se los pido.

SS= (3-1,15) x 7= 13

Entonces 13 encendedores es el stock de seguridad, considerando que cada semana realizaré un pedido de reposición de lo vendido. Si el proveedor se retrasase alguna vez o vendiésemos más de lo previsto, podríamos hacer frente a esas variaciones con mayor seguridad de no romper el stock y satisfacer la demanda.

Gestión de inventarios

¿Cada cuánto conviene hacer un inventario físico? Pues nuestra recomendación es la siguiente:

- Una vez al año como mínimo: al cerrar por vacaciones en verano, por ejemplo, antes de la campaña de Navidad…

- Antes de un cambio sustancial en el stock: una subida de precios, una liquidación, una oferta especial del proveedor.

- Frecuentemente, después de abrir una nueva categoría de productos: cada semana, cada mes.

Sin embargo, aunque no sea físico, se debe llevar regularmente un inventario teórico. Para ello, contamos con herramientas informáticas que nos ayudan: TPV y otros softwares de gestión para los estancos.

En definitiva y como resumen, uno de los objetivos fundamentales de la gestión de stocks es conseguir satisfacer las necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad esperados. Sin embargo, este no es el único objetivo, pues es fundamental mantener un equilibrio entre lo anterior y los costes que se derivan de la posesión de dichos stocks.